Arviointi vs seuranta
Arviointi ja seuranta ovat kaksi sanaa, joita käytetään usein projekteissa, organisaatiodokumentaatiossa ja tutkimuksissa, joiden välillä voidaan havaita tiettyjä eroja. Arviointi tarkoittaa arviota projektin tai asiakirjan lopussa. Seuranta on havainnoinnin muoto, joka tapahtuu dokumentoinnin tai projektin ollessa käynnissä. Merkittävä ero arvioinnin ja seurannan välillä on, että vaikka arviointi ajoitetaan yleensä tehtävän loppuun, seuranta tapahtuu tehtävän valmistumisen aikana. Tämän artikkelin avulla tarkastellaan arvioinnin ja seurannan käsitteitä erojen tunnistamiseksi sekä laajemman käsityksen saamiseksi kunkin termin toiminnasta.
Mitä arviointi on?
Arviointi tarkoittaa arviointia projektin lopussa. Tämä on työkalu, joka auttaa tunnistamaan suunnittelun ongelmat. Koska arviointi tapahtuu projektin lopussa, on helppo tunnistaa negatiiviset ja positiiviset puolet ja käyttää tietoa tulevissa projekteissa. Arviointi auttaa selvittämään, toimiiko organisaatio paremmin ja tehokkaammin. Kuvittele, että organisaatiossa, joka toteuttaa useita projekteja, tutkijat voivat ensimmäisen pilottitutkimuksen valmistumisen jälkeen osallistua arviointiin arvioidakseen hankkeen yleistä onnistumisprosenttia. Tuloksista riippuen tutkijat voivat suunnitella muiden hankkeiden ehdotukset uudelleen siten, että hyöty on korkea ja kustannukset alhaiset. Arviointi auttaa myös tarjoamaan organisaatiolle tietoa muutoksista, joita voidaan sisällyttää projektin toteuttamiseen tai siihen liittyviin asioihin. Arviointi muodostaa vision organisaatiosta. Toisin sanoen mikä tahansa organisaatio siinä asiassa kehittyy edelleen tarkasti tehdyn projektin arvioinnin perusteella. Arviointi muodostuu seurantaprosessin antamien tietojen perusteella. Kaikki projektit onnistuvat, jos seuranta ja arviointi suoritetaan tarkasti.
Mitä valvonta on?
Seuranta on havainnoinnin muoto, joka tapahtuu dokumentaation tai projektin ollessa käynnissä. Seurannan avulla voit seurata edistymistä. Seuranta on enemmän vaatimus toisin kuin arvioinnin tapauksessa. Itse asiassa sekä seuranta että arviointi on suunnattu organisaation tai hankkeen etenemiseen, koska sen avulla lähipiirit saavat syvällistä käsitystä projektin puutteista. Seuranta auttaa tunnistamaan, toteutetaanko suunnitelmat tehokkaasti. Se auttaa myös vahvistamaan organisaation projektiin liittyviä suunnitelmia ja strategioita. Seurannasta tulee hankkeen kehys. Toisin sanoen valvonnan on tapahduttava koko projektin ajan. Kun seuranta menee pieleen, niin projekti ei tuota haluttuja tuloksia organisaation kasvun muodossa. Voidaan myös sanoa, että seuranta johtaa arviointiin. Toisin sanoen seuranta mahdollistaa arvioinnin. Arviointi muodostuu seurantaprosessin antamien tietojen perusteella. Seurantaprosessiin liittyy välttämättä erilaisia strategioita ja suunnitelmia. Jokainen hanke onnistuu, jos seuranta ja arviointi suoritetaan tarkasti. Tämä korostaa eron arvioinnin ja seurannan välillä. Tehkäämme nyt yhteenveto erosta seuraavalla tavalla.
Mitä eroa arvioinnilla ja seurannalla on?
- Seurannan avulla voit tarkastella edistymistä, kun taas arvioinnin avulla voit tunnistaa suunnittelussa esiintyviä ongelmia.
- Seuranta on enemmän vaatimus. Toisa alta arviointi on enemmän työkalu.
- Arviointi auttaa selvittämään, toimiiko organisaatio paremmin ja tehokkaammin, kun taas seuranta auttaa tunnistamaan, toteutuvatko suunnitelmat tehokkaasti.
- Arviointi muodostaa organisaation vision, kun taas seurannasta tulee projektin kehys.
- Voidaan myös sanoa, että seuranta johtaa arviointiin.
