Esityslista vs. pöytäkirja
Esityslista ja pöytäkirja ovat kaksi kokouksen tärkeintä ainesosaa. Kokouksen järjestävän henkilön mielessä on monia asioita, kuten aikataulu, ajoitus, paikka, vieraat, kokoussuunnitelma ja niin edelleen. Siksi on tarpeen olla tietoinen esityslistan ja pöytäkirjan välisistä eroista.
Agenda
Agenda on sana, jota käytetään kuvaamaan kokouksen aikataulua tai ohjelmaa. Se on luettelo asioista, jotka on tehtävä tai joista on keskusteltava kokouksen aikana. Kaikki järjestetyt viralliset kokoukset edellyttävät esityslistan laatimista. On olemassa järjestys, jossa asioita käsitellään ja keskustellaan kokouksen aikana, ja kokouksen esityslistassa mainitaan selkeästi tämä järjestys. Tämä esityslista jaetaan vieraiden kesken hyvissä ajoin ennen kuin he todella saapuvat tapahtumapaikalle kokouksen aikana, jotta he voivat perehtyä tapaamisen aikana käsiteltäviin aiheisiin. Toinen asialistan tavoite on varmistaa, että osallistujat valmistautuvat asianmukaisesti eivätkä joudu yllättäen.
Minuutit
Pöytäkirja on termi, jota käytetään viittaamaan virallisen kokouksen aikana tehtyyn viralliseen pöytäkirjaan. Nämä pöytäkirjat toimivat tallenteena kokouksen aikana tapahtuneesta sekä muistuttavat ihmisiä jonkin ajan kuluttua, jos he unohtavat. Nämä pöytäkirjat ovat hyödyllisiä myös kaikille niille, jotka eivät voi osallistua kokoukseen, koska he saavat tietää kaiken kokouksen aikana tapahtuneesta. Pöytäkirja sisältää kokouksen paikan, päivämäärän ja kellonajan sekä luettelon kaikista kokoukseen osallistuneista. Nämä pöytäkirjat sisältävät myös pöytäkirjan kirjoittajan nimen.
Mitä eroa on esityslistalla ja pöytäkirjalla?
• Esityslista on kokouksen aikataulu ja kertoo tapahtumien järjestyksen kokouksen aikana, jotta vieraat voivat valmistautua etukäteen.
• Pöytäkirja viittaa virallisen kokouksen pöytäkirjaan. Pöytäkirjat ovat tärkeitä muistuttamaan, mitä tapahtui tapaamisen aikana tulevana päivänä, jos ihmiset unohtavat.
