Projekti vs ohjelma
Yksi kysymys, joka vaivaa monia, on ero ohjelman ja projektin välillä. Se, annetaanko hänelle ohjelma tai projekti, ei merkitse paljoa maallikolle, mutta johtajalle se merkitsee paljon, koska molempiin liittyy erilaisia tehtäviä ja vastuita, jotka selviävät vasta, kun projektin ja ohjelman erot selvitetään.
Vaikka ohjelma määritellään enn alta määrätyksi ryhmäksi projekteja, jotka liittyvät toisiinsa ja joita johdetaan yhtenä suurena tehtävänä (organisaatiolle voittoa ansaitakseen), projekti on luonteeltaan enemmän tai vähemmän väliaikainen, ja se tehdään saada määrätyt tulokset tietyssä ajassa sekä kustannus- ja laaturajoitukset. Vaikka ne näyttävät samanlaisilta, niissä on monia eroavaisuuksia, jotka ovat seuraavat.
Ensimmäinen suuri ero liittyy hankkeen tavoitteeseen verrattuna ohjelman tavoitteeseen. Projektissa johtaja tietää tuotoksen, joka hänen on saavutettava; ne ovat konkreettisia ja niitä voidaan kuvata helposti sanoin. Projektin edistymistä voidaan mitata, minkä vuoksi tuotoksia kutsutaan tavoitteiksi. Toisa alta ohjelman tapauksessa on tuloksia, ei tuotoksia, ja nekin ovat subjektiivisia ja vaikeasti mitattavissa. Laajuus on määritelty epämääräisesti ohjelman tapauksessa, ja se voi muuttua johtajien mielijohteesta riippuen ohjelman toteutuksen aikana. Toisa alta projektin laajuus on selkeä ja rajattu, eikä sitä voi muuttaa projektin keston aikana.
Toinen erottava tekijä on kesto. Vaikka projektit ovat lyhyempiä ja päättyvät yleensä muutamassa kuukaudessa, ohjelmat ovat pidempiä ja voivat kestää jopa kolme vuotta. Olipa kyseessä projekti tai ohjelma, siihen liittyy aina riskejä. Mutta vaikka projektin riskejä on helpompi tunnistaa ja hallita, ohjelmasta vastaavan johtajan on vaikeampi arvioida riskejä ja aiheutuvat kustannukset ovat suuremmat, jos ohjelma epäonnistuu riskin vuoksi kuin projektin tapauksessa. Ohjelman epäonnistumisella on suurempia seurauksia organisaatiolle.
Jos puhumme ongelmasta ja sen ratkaisusta projektin näkökulmasta, huomaamme, että vaikka ongelma on selkeästi määritelty, ratkaisuja ongelmaan on vähän. Päinvastoin, ongelma määritellään epämääräisesti ohjelman tapauksessa ja nähdään, että sidosryhmissä on eroja ongelman luonteesta. Ratkaisuja on kuitenkin enemmän huolimatta sidosryhmien välisistä eroista sen suhteen, mikä ratkaisu on paras.
Mitä eroa on projektin ja ohjelman välillä?
• Projektipäällikön täytyy valvoa ja hallita tehtäviä, kun taas ohjelmapäällikkö valvoo ja ohjaa projekteja
• Projektit ovat kestoltaan lyhyempiä, kun taas ohjelmat voivat kestää vuosia
• Projektit ovat kapea-alaisia, kun taas ohjelmat ovat paljon laajempia
• Ohjelmassa painopiste on aina johtajassa (johtajuudessa), kun taas projektin tapauksessa; painopiste on mukana olevien ihmisten hallinnassa
• Projektilla on sekä alku että tarkka loppu. Toisa alta ohjelma on joukko projekteja, joilla ei ole selvää loppua.
