Avainero – sihteeri vs vastaanottovirkailija
Sihteeri ja vastaanottovirkailija ovat kaksi tärkeää virkaa missä tahansa organisaatiossa, joiden välillä voidaan korostaa joitakin eroja. Näillä kahdella viralla on erilaiset roolit, toiminnot ja tehtävät, toisin kuin yleinen väärinkäsitys, jonka mukaan nämä ovat yksi ja sama työ. Kun sihteeri on enemmän henkilökohtainen avustaja tai hallinnollinen avustaja, vastaanottovirkailija on ensimmäinen henkilö, jonka kohtaa astuessaan organisaatioon. Katsotaanpa sihteerin ja vastaanottovirkailijan tehtävien eroa.
Kuka on sihteeri?
Oxford English Dictionaryn mukaan sihteeri on organisaation hallinnollinen virkamies, jonka tehtävänä on kirjoittaa kirjaimia, pitää kirjaa jne. Sihteerin tehtävät vaihtelevat organisaation koosta riippuen. Pienessä yrityksessä hän saattaa joutua hoitamaan sekä vastaanottovirkailijan että sihteerin tehtäviä, mutta suurissa organisaatioissa hän on se henkilö, joka järjestää pomonsa aikataulun, vastaanottaa kaikki sähköpostit ja vastaa niihin, tilaa tarvikkeita, varaa tapaamisia pomonsa kanssa, kirjoittaa tärkeitä kirjeitä ja niin edelleen.
Sihteerillä tulee olla ylioppilastutkinto tai vastaava tutkinto ja nopea kirjoitustaito. Monet yritykset palkkaavat mieluummin henkilöitä, joilla on ylimääräinen todistus sihteeritasoista. Siirrytään nyt ymmärtämään vastaanottovirkailijan rooleja, jotta saadaan selkeä käsitys näiden kahden erosta.
Kuka on vastaanottovirkailija?
Vastaanottovirkailijan on tavallisesti tervehdittävä ihmisiä vastaanotossa ja ohjattava heidät eri osastoille heidän vaatimustensa mukaan. Hän on myös se henkilö, jonka tulee huolehtia saapuvista puheluista ja vastata tiedusteluihin sekä kuunnella valituksia. Ihmisten, jotka haluavat tavata tärkeän henkilön organisaatiossa, on tavattava tämä henkilö saadakseen kokouksen päivämäärän ja kellonajan.
Kun soitat mihin tahansa yritykseen, kuulet tavallisesti vastaanottovirkailijan äänen. Vastaanottovirkailijan on huolehdittava kaikista vierailijoista, ja hänellä on oltava miellyttävä persoonallisuus, auttava asenne ja suloinen ääni tehdäkseen heihin vaikutuksen. Hänellä on oltava puhelinetiketti, jotta hän vastaa kaikkiin yrityskyselyihin äärimmäisen tehokkaasti ja muuttaa satunnaisista kyselyistä todellisia asiakkaita.
On selvää, että sihteerin ja vastaanottovirkailijan rooleissa, vastuissa ja tehtävissä on suuria eroja.
Mitä eroa sihteerillä ja vastaanottovirkailijalla on?
Sihteerin ja vastaanottovirkailijan määritelmät:
Sihteeri: Organisaation hallintovirkamies, jonka palveluksessa on kirjoittaa kirjeitä, pitää kirjaa jne.
Vastaanottovirkailija: Henkilö, joka tervehtii toimiston vieraita ja on heidän kanssaan tekemisissä.
Sihteerin ja vastaanottovirkailijan ominaisuudet:
Tehtävät:
Sihteeri: Sihteeri järjestää pomonsa aikataulun, vastaanottaa kaikki sähköpostit ja vastaa niihin, tilaa tarvikkeita, sovittaa tapaamisia pomonsa kanssa, kirjoittaa tärkeitä kirjeitä jne.
Vastaanottovirkailija: Vastaanottovirkailija tervehtii ihmisiä vastaanotossa ja ohjaa heidät eri osastoille heidän tarpeidensa mukaan. Hän joutuu myös huolehtimaan saapuvista puheluista ja vastaamaan tiedusteluihin sekä kuuntelemaan valituksia.
Vaatimukset:
Sihteeri: Tarvitaan todistus sihteerin osaamisesta.
Vastaanottovirkailija: erityisiä taitoja ei vaadita; yksilöllä on kuitenkin oltava miellyttävä persoonallisuus, auttava asenne ja suloinen ääni. Hänen tulee myös olla tehokas työssään.
