Työn kuvaus vs työn erittely
Työn kuvaus, työn erittely ja työn analyysi ovat joitakin lauseita, jotka hämmentävät monia johtamisen opiskelijoita. Nämä lauseet ovat erittäin tärkeitä henkilöstöhallinnon aiheessa. Henkilöstöpäällikön tai henkilöstöpäällikön tehtävänä on nähdä, että oikea henkilö saa oikean työn edistämään organisaation tavoitteita. Työanalyysin kautta hän saa työnkuvauksen ja työnkuvauksen työkalut tehtäviensä suorittamiseen. Näiden kahden, hyvin samanlaiselta näyttävän työkalun välillä on hienovarainen mutta erittäin kriittinen ero, mikä pakottaa monet tekemään sen virheen, että niitä käytetään keskenään. Katsotaanpa tarkemmin.
Mikä on työnkuva?
Työnkuvaus on täydellinen kuvaus työhön liittyvistä vastuista ja velvollisuuksista. Tehtävänkuvan tekeminen on henkilöstöpäällikölle välttämätöntä ennen kuin organisaatio ilmoittaa avoimista työpaikoista. Näin varmistetaan, että oikeat hakijat hakevat tehtävään luettuaan tehtävänkuvauksen. Ehdokkaat tietävät etukäteen, mitkä heidän roolinsa ja vastuunsa olisivat, kun heidät valitaan tehtävään, sekä tehtävät, jotka heidän tulee suorittaa. Tehtävänkuvaus sisältää nimityksen, työehdot, tehtävän luonteen, suhteen muihin työntekijöihin ja esimiehiin, vaaditun pätevyyden sekä tehtävät ja vastuut, jotka hakijan odotetaan suorittavan.
Toimenkuvaus ei siis ainoastaan auta oikeiden työntekijöiden rekrytoinnissa, vaan se auttaa myös esimiehiä jakamaan tehtäviä ja velvollisuuksia työntekijöille. Se mahdollistaa paremman suorituskyvyn arvioinnin ja auttaa parempaan työvoimasuunnitteluun. Hyvä toimenkuva riittää sinänsä päättämään hakijan palkkiosta.
Mikä on työn erittely?
Työmäärittely on työkalu, jonka avulla johto voi kertoa hakijoille ne taidot, kokemuksen ja koulutuksen taso sekä kyvyt, joita heiltä vaaditaan sopeutuakseen helposti organisaation työhön. Itse asiassa työn erittely antaa johdolle mahdollisuuden pitää mielessä, millaista hakijaa he etsivät. Aina kun organisaatiossa on avoimia työpaikkoja, tämä tehtävän erittely auttaa johtoa hakeutumaan rekrytointiin, koska he tietävät, minkä tyyppisiä hakijoita he haluavat organisaatioon. Työn eritelmä koskee hakij alta vaadittavia taitoja ja kykyjä sekä lyhyt kuvaus työn vaatimuksista.
Mitä eroa on työnkuvauksen ja työn spesifikaation välillä?
• Vaikka työnkuvaus koskee kaikkea työtä ja mitä se sisältää, työn spesifikaatiossa on kyse ominaisuuksista, joita johto etsii oike alta hakij alta.
• Työnkuvaus kertoo, mitä sinun on tehtävä, kun se valitaan, kun taas työn erittely kertoo, mitä sinun on valittava työhön.
• Tehtävänkuvaus kertoo kaiken odotettavissa olevista tehtävistä ja vastuista, kun taas työn spesifikaatio kertoo kokemusten ja taitojen tason, jotka hakijan tulee olla valittuna tehtävään.
• Työn määrittelyä on parempi kutsua työntekijämäärittelyksi, sillä sitä organisaatio etsii työhön valituista työntekijöistä.
