Kaksinkertainen vs kertamaksu
Kirjanpitojärjestelmä voidaan määritellä järjestetyksi joukoksi käsikirjoja, kirjanpitomenetelmiä, menettelyjä ja valvontatoimia, jotka on luotu keräämään, kirjaamaan, luokittelemaan, tiivistämään, tulkitsemaan, esittämään oikea-aikaisesti ja tarkasti päätöksentekoa varten. Kirjanpito on prosessi, jossa yrityksen taloudellinen kirjanpito pidetään hyvin järjestettynä ja ajan tasalla. Kirjanpito- tai tapahtumakirjanpitojärjestelmää on kaksi, toinen on kaksoiskirjausjärjestelmä ja toinen kertakirjausjärjestelmä. Kertakirjausmenetelmän joidenkin vakavien haittojen ja kaksinkertaisen järjestelmän ylivertaisten ominaisuuksien vuoksi kertakirjausmenetelmästä luovuttiin, ja kaksoissyöttöjärjestelmää käytetään laaj alti kaikkialla maailmassa. Lisäksi laaj alti hyväksytyt kirjanpitoelimet ja tunnetut kirjanpitoammattilaiset edistivät kaksoiskirjausjärjestelmää kertakirjausjärjestelmän sijaan.
Yksittäinen
Kertakirjausjärjestelmä tallentaa vain yhden merkinnän, joko veloitus- tai hyvitysmerkinnän, tietystä tapahtumasta. Esimerkiksi jos jollekin maksetaan käteistä, joko hyvitetään käteistä tai veloitetaan velallisen tiliä. Kertakirjausjärjestelmä on enemmän kuin shekkikirjarekisteri. Se ei seuraa varojen ja velkojen tilejä, joten tämä järjestelmä voi helpottaa nettotulon laskemista jossain määrin, mutta ei tarkastella yhteisön nykyistä taloudellista asemaa. Tämä järjestelmä voi sopia pienille yrityksille, kuten yksityisille elinkeinonharjoittajille, joille ei ole laillisia vaatimuksia ja petosten mahdollisuus on hyvin pieni.
Kaksoismerkintä
Kaksoiskirjausjärjestelmässä jokaisella veloituskirjauksella on vastaava hyvityskirjaus ja jokaisella yksittäisellä veloituskirjauksella on vastaava veloituskirjaus; eli jokaisella merkinnällä on vastakkainen merkintä. Koska sillä on kaksi vastakohtaa yhdelle tapahtumalle, aritmeettinen tarkkuus voidaan tarkistaa helposti tekemällä koetase. Kirjanpitostandardien mukaan kaikkia yrityksiä (julkisia tai yksityisiä, pörssilistattuja tai ei) ja yhtiökumppaneita kehotetaan noudattamaan kaksinkertaista kirjanpitoa. Organisaation on laadittava ja lähetettävä tilinpäätös veroviranomaisille kaksinkertaisen kirjanpidon avulla verojen laskemista varten.
Mitä eroa on kaksois- ja kertamerkinnällä?
• Kertakirjausjärjestelmään tulee vain yksi merkintä, kun taas kaksoiskirjausjärjestelmässä tarvitaan kaksi merkintää kustakin tapahtumasta.
• Yksittäinen kirjaus on epätäydellinen tietue, kun taas kaksoiskirjaus on täydellinen tietue kirjanpidosta.
• Kirjanpidon kaksoiskirjausjärjestelmä on monimutkaisempi ja aikaa vievämpi kuin kertakirjausjärjestelmä.
• Käteis- ja pankkitapahtumat kirjataan samaan sarakkeeseen kertakirjausjärjestelmässä, kun taas molemmat kirjataan erikseen vastaerään.
• Kertakirjausjärjestelmässä virheiden tunnistamistapoja on hyvin vähän, mutta kaksinkertaisessa järjestelmässä osa virheistä voidaan tunnistaa tarkistamalla yksi merkintä vastaavasta vastakkaisesta tiedosta.
• Kokeiluvaaka voidaan valmistaa aritmeettista tarkkuutta varten kaksoissyöttöjärjestelmässä, mutta se ei ole mahdollista kertasyöttöjärjestelmässä.
• Kaikki debit- ja credit-merkinnät kirjataan samaan sarakkeeseen.
• Lopputilinpäätös voidaan laatia erittäin helposti kaksoiskirjausjärjestelmässä, mutta se ei ole mahdollista kertakirjausjärjestelmässä.
• Kaksinkertaisen kirjanpidon käyttäminen on pakollista, mutta ei kertakirjausjärjestelmää.
