Avainero – RFI RFP vs RFQ
RFI, RFP ja RFQ ovat kolmenlaisia dokumentteja, joita käytetään projektin valintakriteereissä. Joissakin hankkeissa käytetään kaikkia kolmea dokumenttia tavarantoimittajien valitsemiseen, hanke-ehdotusten ja tarjousten vastaanottamiseen heiltä. RFI, RFP ja RFQ ovat tärkeitä työkaluja, joita voidaan käyttää onnistuneen hankintaratkaisun saavuttamiseksi. Keskeinen ero RFI:n, RFP:n ja RFQ:n välillä on, että RFI (Request For Information) on asiakirja, jota käytetään keräämään tietoja eri toimittajilta, jotta voidaan päättää, miltä toimittaj alta yrityksen tulee hankkia tuotteet tai palvelut, kun taas RFP (Request For Proposal) on asiakirja, jossa yritys pyytää yksityiskohtaisia ja vertailukelpoisia ehdotuksia eri toimittajilta tiettyä tuotetta tai palvelua varten, ja RFQ (Request For Quotation) on kilpailullinen tarjousasiakirja, jota käytetään kutsumaan toimittajia tekemään tarjous projekteista.
Mikä on RFI?
RFI (Request for Information) on asiakirja, johon kerätään tietoja eri toimittajilta, jotta voidaan päättää, miltä toimittaj alta yrityksen tulee hankkia tuotteet tai palvelut. Tämä menetelmä on hyödyllinen, kun valittavana on monia mahdollisia toimittajia. Näin organisaatio voi valita potentiaaliset toimittajat ja valita sopivimman toimittajan tai toimittajat. RFI:n komponentit on lueteltu alla.
- Sisällysluettelo
- Esittely (RFI:n tarkoitus)
- RFI:n soveltamisala
- Valmistettava malli
- Seuraavien vaiheiden tiedot
Esimerkiksi Yritys K on lakitoimisto, joka haluaa rakentaa kaksi uutta toimistoa kahteen kaupunkiin. Yritys K tunnistaa viisi mahdollista toimittajaa, jotka voivat viedä toimistojen rakentamisen päätökseen. Yritys K ei tiedä perusteellisia yksityiskohtia mistään näistä toimittajista, joten lähettää RFI:n saadakseen heistä lisätietoja.
Mikä on RFP?
RFP (Request for Proposal) on asiakirja, jossa yritys pyytää tietoja kattavista ja vertailukelpoisista ehdotuksista eri toimittajilta tiettyä tuotetta tai palvelua varten. Se on kaiken kattava asiakirja, jonka pitäisi sisältää kaikki tarvittavat tiedot tietoisen ostopäätöksen tekemiseen. Yrityksen tulee käyttää tähän riittävästi aikaa listatakseen kaikki tiedot, jotka se haluaa saada toimittajilta. RFP pyydetään RFI:n suorittamisen jälkeen. Seuraavat kriteerit tulee sisällyttää tarjouspyyntöön.
- Sisällysluettelo
- Perustiedot asiakkaasta ja prosessista
- Projektin laajuus
- Projektin suunniteltu aikataulu
- Liiketoiminnan vaatimukset
- Hankkeen budjetti
- Laatutiedot
- Lähetysehdot
- Arviointistandardit
Jatkaen yllä olevasta esimerkistä, Esimerkiksi yritys K saa tiedot viideltä mahdolliselta toimittaj alta ja päättää, että kolme toimittajaa täyttää yrityksen vaatimukset. K haluaa tietää kunkin kolmen toimittajan hanke-ehdotusten yksityiskohdat, joten lähettää tarjouspyynnön.
Mikä on tarjouspyyntö?
RFQ (Request for Quotation) on kilpailullinen tarjousasiakirja, jota käytetään kutsumaan toimittajia jättämään tarjous projekteista. Tarjouspyynnön tulee sisältää tekniset tiedot sekä kaupalliset vaatimukset. RFQ:ta kutsutaan myös nimellä IFB (Invitation for Bid). Yleensä tarjouspyyntöä edeltää tarjouspyyntö, jossa listalle valittuja toimittajia pyydetään toimittamaan tarkempi hintatarjous. Seuraavat komponentit tulee sisällyttää tarjouspyyntöön.
- Tarjouskutsu
- Tarjoustiedot
- Hinnoittelu
- Arviointikriteerit
Jatkaen yllä olevasta esimerkistä, Em. Arvioituaan kaikki kolme hanke-ehdotusta K pitää parempana kahden toimittajan ehdotuksia. Siten K päättää pyytää tarjouksen vastaavilta toimittajilta ja lähettää tarjouspyynnön.
Kuva 01: Tarjouspyynnön malli
Mitä eroa on RFI RFP:n ja RFQ:n välillä?
RFI vs RFP vs RFQ |
|
| Hyvitys | |
| RFI | RFI on asiakirja, jota käytetään keräämään tietoja eri toimittajilta projektia varten. |
| RFP | RFP on asiakirja, jota käytetään yksityiskohtaisten ja vertailukelpoisten ehdotusten pyytämiseen eri toimittajilta projektia varten. |
| RFQ | RFQ on kilpailullinen tarjousasiakirja, jota käytetään kutsumaan toimittajia tekemään tarjous projektista. |
| Tarvitaan kattavat hintatiedot | |
| RFI | RFI-vaiheessa kattavien hintatietojen tarve on hyvin rajallinen, koska yritys ei tiedä, ovatko toimittajat halukkaita tarjoamaan. |
| RFP | RFP Stage vaatii hintatietoja osana hanke-ehdotusta. |
| RFQ | Tarjouspyyntövaiheessa vaaditaan erittäin kattavat hintatiedot. |
| Toimittajien liiton taso | |
| RFI | Toimittajayhdistystä rohkaistaan RFI:ssä |
| RFP | Toimittajayhdistystä pyydetään RFP-vaiheessa projektiehdotuksen kautta. |
| RFQ | Tarjouspyyntövaiheessa tavarantoimittajien yhdistäminen on elintärkeää, koska tämän vaiheen jälkeen yritys päättää, kenen toimittajan teettää projektin. |
Yhteenveto – RFI vs RFP vs RFQ
RFI RFP:n ja RFQ:n välinen ero riippuu siitä, käytetäänkö näitä asiakirjoja tietojen hankkimiseen toimittajilta (RFI), projektiehdotuksen (RFP) tai tarjouksen (RFQ) pyytämiseen. Internetin käytön lisääntyessä useimmat yritykset käsittelevät nämä asiakirjat kokonaan Internetin kautta. Sopivimpien toimittajien valinta monien joukosta on edelleen tärkeä kriteeri parhaan mahdollisen hinnan ja laadun saavuttamiseksi. Tällaiset valintakriteerit voivat kuitenkin viedä huomattavan ajan.
