Lyhyt raportti vs pitkä raportti
Raportin kirjoittaminen liiketoiminnassa on välttämätöntä, ja joskus yrityspäällikkönä sinun on kirjoitettava yksityiskohtainen raportti, ja myös aikoja, jolloin sinun on välitettävä tiivistä tietoa tiivistetysti. Näitä kutsutaan lyhyiksi raporteiksi ja pitkiksi raporteiksi, ja vaikka ne voivat sisältää samanlaisia tietoja, niiden muodossa, tyylissä, syvyydessä ja tietysti pituudessa on eroja. Tarkastellaanpa tarkemmin kahta raporttityyppiä.
Jokaisen pitkän tai lyhyen raportin tavoitteena on olla selkeä, jotta eteenpäin välitettävät tiedot ovat helposti ymmärrettävissä. Raportin kirjoittaminen on taito, joka on pakollinen kaikille ammattijohtajille. On ymmärrettävä, että raportti esittää tosiasioita ja lukuja, eikä se ole väittelyn painottamista, kuten esseessä. Kenelläkään lukijalla ei ole ikuisuutta lukea raporttia verkkaisesti, ja siksi kaikissa raporteissa, pitkissä tai lyhyissä, on käytettävä lyhyitä ja ytimekkäitä kappaleita, joissa on otsikot ja alaotsikot sekä tärkeät kohdat alleviivattuina niiden tärkeyden korostamiseksi.
Lyhyttä raporttia kutsutaan myös epäviralliseksi raportiksi, kun taas pitkää raporttia kutsutaan joskus viralliseksi raportiksi. Lyhyt raportti on usein vain yksi sivu lausunto, joka sisältää tosiasioita ja lukuja tiiviimmällä tavalla. Lyhyt raportti on kuin muistio, eikä se tarvitse kansia. Tämän tyylinen raportti on usein rento ja rento. Kirjoitustyyli sisältää ensimmäisen persoonan, kuten minä ja me, käyttöä jyrkästi vastakohtana pitkälle raportille, jossa käytetään ihmisten koko nimiä.
Pitässä raportissa on aina otsikko, johdanto, runko ja sitten päätelmä. Se on aina enemmän kuin yksi sivu pitkä. Joskus se sisältää saatekirjeen, jossa mainitaan kaikki pitkässä raportissa olevat yksityiskohdat. Pitkän raportin lopussa on bibliografia ja liite. On yleistä, että pitkä raportti painetaan ja sidotaan kovakantisella tavalla. Pitkän raportin sävy on hillitty ja synkkä toisin kuin lyhyessä kirjeessä.
