Suullinen vs kirjallinen varoitus
Suullisen ja kirjallisen varoituksen välinen ero saattaa näyttää ensisilmäyksellä suhteellisen selvältä. Suullinen varoitus ja kirjallinen varoitus, erityisesti juridisessa yhteydessä, edustavat muodollisen kurinpidollisen ja/tai korjaavan toimenpiteen vaiheita. Niille meistä, jotka eivät tunne ehtoja, suullinen ja kirjallinen varoitus sisältyvät ensisijaisesti yrityksen kurinpitopolitiikkaan, ja useimmat yritykset antavat tällaisia varoituksia osana korjaavaa menettelyä. Perinteisesti termit määritellään kollektiivisesti joukoksi toimenpiteitä, jotka suoritetaan työntekijän kurittamiseksi tai hänen työsuorituksensa korjaamiseksi. Nämä vaiheet eivät rajoitu vain suullisiin ja kirjallisiin varoituksiin, vaan sisältävät myös keskeyttämisen ja/tai irtisanomisen. Tämän artikkelin huolenaihe on kuitenkin vain suullinen ja kirjallinen varoitus, joka voidaan erottaa siitä, että suullinen varoitus edeltää kirjallista varoitusta. Lisäksi on huomattava, että vaikka useimmat yritykset noudattavat tiukasti näitä kurinpitotoimien vaiheita, toiset saattavat suorittaa tällaiset menettelyt hieman eri tavalla.
Mikä on suullinen varoitus?
Suullinen varoitus on määritelty työntekijän esimiehen tai esimiehen työntekijälle antamaksi varoitukseksi kurinalaisuudesta ja/tai suoritusongelmista. Se annetaan tyypillisesti työntekijän ja esimiehen välisen keskustelun aikana. Suullinen varoitus on ensimmäinen askel korjaavassa prosessissa. Tällaisen varoituksen tarkoituksena on tiedottaa työntekijälle hänen suorituksestaan tai käyttäytymisestään ja siten antaa tilaa tällaisen suorituksen tai käytöksen korjaamiselle. Tämä ongelma voi olla joko yrityksen standardien tai sääntöjen rikkominen, vähäisten rikkomusten, kuten jatkuvan poissaolon, tekeminen tai epätyydyttävän työn suorittaminen.
Suullista varoitusta antaessaan esimiehen tai johtajan on noudatettava reilua menettelyä. Menettely suullisen varoituksen antamisessa voi vaihdella yhtiöittäin. Yleisesti ottaen sen tulisi kuitenkin toteuttaa tiettyjä toimenpiteitä, kuten varoituksen antaminen yksityisesti, ongelman mainitseminen ja työntekijälle mahdollisuus selittää puolensa, ilmaista selkeästi työntekijältä odotettu suorituskyky ja standardit ja lopuksi dokumentoida keskustelu, jonka aikana suullinen varoitus annettiin. Tämän dokumentoidun suullisen varoituksen tulee yleensä sisältää työntekijän nimi, varoituksen päivämäärä, ongelma ja odotettu suoritus. Suullisen varoituksen dokumentaatio on epävirallinen tallenne siitä, ja se tallennetaan työntekijän tiedostoon. Suullisen varoituksen perimmäisenä tavoitteena on antaa työntekijälle uusi mahdollisuus korjata käyttäytymistään tai suorituskykyään. Se on kuin toisen mahdollisuuden saaminen.
Suullinen varoitus annetaan keskustelun aikana
Mikä on kirjallinen varoitus?
Yksinkertaisesti sanottuna kirjallinen varoitus on kirjallisessa muodossa annettu varoitus. Se on perinteisesti määritelty työntekijälle kirjoitetuksi kirjeeksi. Tämäntyyppisessä kirjeessä mainitaan erityisesti hänen suoritukseensa tai käytökseensä liittyvät ongelmat ja kerrotaan seurauksista, jos tällaista käyttäytymistä tai suorituskykyä ei korjata tai paranneta tietyn ajan kuluessa. Kirjallinen varoitus on toinen vaihe korjaavien ja kurinpitotoimien prosessissa. Yleensä kirjallinen varoitus seuraa suullista varoitusta. Työntekijälle on siis annettu suullinen varoitus ja parannuksen puute tai korjaamatta jättäminen asianomaisessa käyttäytymisessä johtaa kirjalliseen varoitukseen. Siksi kirjallinen varoitus on vakavampi kuin suullinen varoitus.
Yritykset antavat kirjallisen varoituksen tilanteissa, joissa aiemmin annettu suullinen varoitus ei ole korjannut mainittua ongelmaa tai työntekijä on toistanut saman rikkomuksen tai rikkomuksen. Kirjallisia varoituksia annetaan tyypillisesti tapauksissa, jotka koskevat poissaoloja, loukkaavaa kielenkäyttöä, yrityksen omaisuuden vahingoittumista, epätyydyttävää suorituskykyä, täsmällisyyden puutetta ja muita tapauksia, mukaan lukien rikosten tekeminen, kuten väkiv alta tai huumeiden käyttö. Tyypillisesti työntekijän on allekirjoitettava kirjallisen varoituksen sisältävä ilmoitus ja kopio siitä merkitään työntekijän muistiin ja annetaan henkilöstöosastolle.
Kirjallinen varoitus annetaan kirjallisesti
Mitä eroa on suullisen ja kirjallisen varoituksen välillä?
Suullisen ja kirjallisen varoituksen määritelmä:
• Suullinen varoitus on työntekijän esimiehen tai esimiehen antama varoitus työntekijän käyttäytymiseen tai työsuoritukseen liittyvästä asiasta.
• Kirjallinen varoitus on yrityksen lähettämä kirje, jossa ilmoitetaan työntekijän toimintaan tai suoritukseen liittyvä ongelma ja seuraukset, jos sitä ei korjata.
Keskitaso:
• Suullinen varoitus on suullinen varoitus.
• Kirjallinen varoitus on kirjoittamalla tehty varoitus.
Tilaus:
• Suullinen varoitus annetaan ensin, jos kurissa ja/tai suorituskyvyssä on ongelmia.
• Kirjallinen varoitus annetaan suullisen varoituksen jälkeen ja siinä tapauksessa, että työntekijä ei ole suullisesta varoituksesta huolimatta korjaanut toimintaansa.
Tarkoitus:
• Suullisen varoituksen tarkoituksena on kertoa työntekijälle hänen suoritus- tai käyttäytymisongelmastaan ja siten antaa mahdollisuus korjata hänet.
• Kirjallinen varoitus annetaan seurauksista, jos mainittua käyttäytymis- tai suorituskykyongelmaa ei korjata tai paranneta tietyn ajan kuluessa.
Ongelmia:
• Suullisia varoituksia annetaan tilanteissa, kuten yrityksen standardien tai sääntöjen rikkomisesta, vähäisistä rikkomuksista, kuten jatkuvasta poissaolosta, tai epätyydyttävän työn suorittamisesta.
• Kirjallisia varoituksia annetaan tilanteissa, jotka koskevat poissaoloja, loukkaavaa kielenkäyttöä, yrityksen omaisuuden vahingoittumista, epätyydyttävää suorituskykyä, täsmällisyyden puutetta ja muita tilanteita, mukaan lukien rikosten tekeminen, kuten väkiv alta tai huumeiden käyttö.
