Avainero virallisen ja epävirallisen viestinnän välillä on se, että muodollinen viestintä tapahtuu enn alta määriteltyjen tai virallisten kanavien kautta, kun taas epävirallisessa viestinnässä ei käytetä enn alta määritettyjä tai virallisia kanavia.
Muodollinen viestintä on luotettavaa ja luottamuksellista, mutta epävirallinen viestintä ei ole sitä. Epävirallinen viestintäprosessi on nopea, ja ihmiset saavat mahdollisuuden puhua vapaasti ja vapaaehtoisesti.
Mitä on virallinen viestintä
Muodollinen viestintä on virallista tiedonvaihtoa. Se tunnetaan myös nimellä "virallinen viestintä". Tällaisessa viestinnässä tiedot välitetään oikeita virallisia kanavia ja reittejä pitkin. Siksi sitä kutsutaan myös "oikean kanavaviestinnän kautta". Virallisen viestinnän ensisijainen tavoite on toteuttaa organisaation tavoitteet menestyksekkäästi. Tämä viestintämenetelmä on tehokas ja säästää aikaa sen systemaattisen viestinnän ansiosta.
Tällaisessa viestinnässä on kuitenkin jäykkiä sääntöjä ja määräyksiä. Muodollinen viestintäprosessi on hidasta ja aikaa vievää, mutta luotettavaa. Muodollinen viestintä tapahtuu enn alta määriteltyjen kanavien kautta. Usein tämäntyyppinen viestintä tapahtuu kirjallisen välineen kautta, jotta on todisteita välitetystä tiedosta.
Esimerkkejä virallisesta viestinnästä
- Kokoukset
- Raportit
- Viralliset asiakirjat
- Oikeudelliset ja kaupalliset huomautukset
- Julkaisut
Virallisen viestinnän tyypit
- Vertikaalinen viestintä – tapahtuu organisaatiotasoilla. Yleensä junioreista joukkueen jäsenille ja sitten managerille. On olemassa kahta tyyppiä: Ylöspäin viestintä (viestit välitetään alemm alta korkeammalle tasolle. Alaisilta esimiehille) ja alaspäin viestintä – viestit välitetään ylemmältä tasolta alemmille tasoille. Esimiehiltä alaisille
- Horisontaalinen viestintä – viestintä saman tason työntekijöiden välillä eri osastoilla ja vertaisten kesken
- Diagonaalinen viestintä – viestintä eri tasojen työntekijöiden välillä eri osastoilla
Mitä on epävirallinen viestintä?
Epävirallinen viestintä on tiedonvaihtoa, jossa ei käytetä muodollisia menetelmiä tai enn alta määriteltyjä kanavia. Tätä kutsutaan myös "rypäleen kommunikaatioksi". Epävirallisen viestinnän päätavoitteena on henkilökohtaisten etujen ja tarpeiden täyttäminen. Tässä menetelmässä ihmiset kommunikoivat vapaasti ilman sääntöjä ja määräyksiä. Epävirallinen viestintä on spontaania ja joustavaa. Tämä prosessi on nopea, mutta välitetyt tiedot eivät ole luotettavia. Täällä välitetyistä viesteistä ei ole näyttöä, koska se on usein suullista viestintää. Lisäksi epävirallisessa viestinnässä ei ole salailua eikä systemaattista virtausta.
Esimerkkejä epävirallisesta viestinnästä
- Puhua perheenjäsenten kanssa
- Puhua ystävien kanssa
- Keskustelu sosiaalisissa tapaamisissa
- Henkilökohtaisia asioita koskevien muistiinpanojen välittäminen
Epävirallisen viestinnän tyypit
- Yksittäinen ketju – viestin välittäminen henkilöltä toiselle. A→B→C
- Juruketju – ihminen välittää viestin useille ihmisille ja he välittävät sen useille muille
- Todennäköisyysketju -satunnainen prosessi, joka perustuu todennäköisyyslakiin - joillekin ihmisille ilmoitetaan ja toisille ei
- Klusteriketju – yksi tai muutama ihminen aloittaa trendin, ja muut seuraavat sitä
Mitä eroa on virallisella ja epävirallisella viestinnällä?
Muodollinen viestintä on virallista tiedonvaihtoa, kun taas epävirallinen viestintä on tiedonvaihtoa, jossa ei käytetä virallisia menetelmiä tai enn alta määriteltyjä kanavia. Keskeinen ero virallisen ja epävirallisen viestinnän välillä on se, että muodollinen viestintä tapahtuu enn alta määriteltyjen tai virallisten kanavien kautta, kun taas epävirallisessa viestinnässä ei käytetä enn alta määriteltyjä tai virallisia kanavia. Lisäksi muodollinen viestintä on aikaa vievää, mutta tehokasta, luotettavaa ja luottamuksellista, kun taas epävirallinen viestintä on vähemmän tehokasta, vähemmän luotettavaa, vähemmän luottamuksellista, mutta silti nopeaa tiedonsiirrossa.
Seuraava infografiikka luettelee muodollisen ja epävirallisen viestinnän erot taulukkomuodossa vierekkäin vertailua varten.
Yhteenveto – muodollinen vs epävirallinen viestintä
Muodollinen viestintä on virallista tiedonvaihtoa. Se käyttää virallisia kanavia ja reittejä. Tällä menetelmällä on systemaattinen tiedonkulku, ja se tapahtuu usein kirjallisen välineen kautta. Muodollinen viestintä on aikaa vievää, mutta tehokasta, luotettavaa ja luottamuksellista. Epävirallinen viestintä on tiedonvaihtoa, jossa ei käytetä muodollisia menetelmiä tai enn alta määriteltyjä kanavia. Tämä menetelmä ei käytä systemaattista viestintävirtaa. Tämä menetelmä on myös vähemmän tehokas, vähemmän luotettava, vähemmän luottamuksellinen, mutta silti nopea tiedonsiirrossa. Verbaalista menetelmää käytetään usein epävirallisessa viestinnässä. Näin ollen tämä on yhteenveto muodollisen ja epävirallisen viestinnän erosta.
